不管是律师、会计、设计师、公关顾问，只要你在专业服务公司工作，你每天就会有堆积如山的邮件要回复，形形色色的报告要撰写，没完没了的客户会议要参加，客户一句话可能让你通宵加班到天亮。日复一日的忙碌状态让顾问们疲惫不堪，工作无法保持专注，错误百出。在有限的时间和精力下，顾问们应该如何高效地工作呢？

“忙碌”与“高效”不能划等号

在专业服务公司中，我们经常开玩笑地说“事情永远做不完，命却只有一条！”顾问们应该明白，每个人的时间和精力都是有限的，不要试图一天做完所有的工作，每个顾问需要对自己的时间管理和身体健康负责，公司只承担指导你的义务。

我经常看到顾问们犯错，他们会立刻回复邮件，立刻着手处理客户临时提出的任务，立刻响应客户的电话会议。客户对顾问们的快速反应能力大嘉赞赏，可是顾问们却打乱了自己的工作计划，而80%的情况下客户的邮件、电话会议、临时性任务既不紧急也不重要，完全可以稍后处理。顾问们完全可以告诉客户：

- “对不起，我在开会，我们可不可以2个小时后再进行电话会议?”
- “对不起，我在赶一份重要文件，你提出的工作我们今天无法完成，但可以在两天后交付。”
- “对不起，这项工作需要较长时间处理，我们从明天开始可以每天花半小时逐步逐级解决问题，我会及时告诉你最新进展。”

告诉客户你现在无法处理客户的临时性工作，同时给客户一个Deadline，让客户明白你重视他/她的请求，并清楚陈述可以在未来什么时间回复客户，大多数客户是可以接受此种方式的。

此外，在专业服务公司里，顾问们大都按小时向客户收费，因此客户会不断质询顾问们的工作成果，这就需要顾问们强化“以结果为导向（Result-oriented）”的工作方式，切忌碌碌无为。

“要事优先”- 任务管理

要想实现高效工作，首先要学会分析工作的优先级（见图），然后采取相应措施。我们常常说“要事优先”，可是很少有人能做到。这里分享一个方法。

EASTWEST Public Relations鼓励顾问们使用“3+1”工作法。所谓“3+1”工作法，是指每个顾问每天选择3项工作任务，必须在当日处理完毕，而这3项任务中，有1项任务是Priority，也就是当日的工作重点，务必完成。EASTWEST Public Relations每天早上举行晨会，每个顾问首先依次回顾前一天的Priority是否完成，然后介绍当日的“3+1”工作计划。

了解自己的能量周期 — 能量管理

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要想做到高效地工作，你需要了解自己的能量波动情况，在能量低谷时间处理琐事，在能量高峰时间处理一天最重要的事情（见图）。

举例来说，我每天7点起床，头脑尚未完全清醒，这时候完全可以听听电视新闻，捕获资讯；9点左右到达公司，精力处在上升阶段，可以集中精力规划一天的工作，或处理一些客户邮件；11点-13点左右精力充足，这个时间可以处理一天中的Priority；午餐过后，体温下降，通常会觉得困倦，这时候可以浏览网页，查阅订阅的电子期刊，或者做些简单的运动；晚上夜深人静的时候，没有打扰，可以写写文章，反思总结当日的工作，为第二天的工作做好计划和安排。

分析自己的工作构成 — 时间分配

前面提到，顾问的工作是无限的，而我们的时间和精力却是有限的。如何最大化效率，这需要顾问们动态地去分析自己的时间构成（见图），然后调整自己的时间分配，以最大化产出。

例如，你可能每天20%的时间用于回复邮件，25%的时间用于参加各种会议，40%的时间用于执行客户工作；5%的时间用于团队间的沟通，如管理团队、指导工作等；10%的时间用于开发新客户。在这种情况下，你应该设法减少无任何成果的开会，多花点时间开发新客户。

邮件管理小技巧

你可以在Outlook中，为每个客户设置专门的文件夹，然后通过“规则管理邮件及约会提醒”，实现邮件自动分类与管理。网上对此有大量介绍，在此不再冗述。 

这里介绍Outlook里的@功能（Lotus里使用的是 – ）来实现任务优先级分类。

Outlook里为文件命名时，可以使用@让该文件夹置顶（见图）。在此基础上，我设置了4个文件夹：
- @Do it today: 重要的邮件，需要今天回复并处理相应的工作
- @New business：新的业务机会，需要跟进
- @Read it later：订阅的新闻资讯，或客户背景资料，可以闲暇时再阅读
- @to Reply： 需要回复的邮件，可以稍后处理

通过这种设置，我把邮件也按照优先级进行了分类，先保证“要事优先”，在时间和精力允许的情况下，再处理次要邮件。

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