人才之争是市场竞争中的核心内容之一，随着企业的发展壮大、外部竞争环境的加剧和变化，构建人力资源信息管理平台是企业的必然选择。

一、建设HR信息系统的必要性

HR信息系统到底能为企业做什么？能给企业带来什么？这是许多企业在建立HR信息系统时必然要考虑的问题。那么建设HR信息系统到底有哪些必要性呢？

1、提高工作效率和管理水平

HR信息系统是可以减少人为的干扰因素和不必要的重复工作，从而优化了人力资源管理的工作流程，规范了管理，提高了工作效率。同时，借助信息系统，HR管理者就能够从繁杂的事务性工作中解脱出来，而去致力于整合企业内外人力资源管理的各种资源，以实现人力资源管理角色的转变。另一方面，HR信息系统具有迅速、准确、全面的提供有关企业人力资源管理数据的功能，这就能够为企业的经营决策提供重要参考信息；也可使企业管理者全面了解企业的人力资源状况，有利于提高管理者的管理水平。

2、节省企业成本

通常企业只看到实施HR信息系统需要一笔不小的投入，因此对信息系统望而却步，殊不知，HR信息系统所带来的效益远远高于投入。HR信息系统具有员工自助、经理自助、网上培训等功能，因此员工可以在线查询自己的考勤、薪资、个人基本情况等信息，并可以自己维护这些信息；另外还可以在线请假销假、在线考核、在线提交培训申请及在线培训。HR信息系统的这些功能不但减轻了HR工作者的工作量、提高了工作的透明度，也大大节省了企业的成本。

3、体现公平原则，有利于留住人才

利用HR信息系统，可以很方便的根据技能、知识和绩效等指标来筛选人员，因而能够公平、公正的进行人员晋升、评优等业务的处理，能够激发员工的工作热情和积极性。利用HR信息系统，能够根据员工特长和岗位要求来安排岗位，做到人－岗的合理匹配，有利于为企业留住优秀人才。

二、HR信息系统的建设过程

HR信息系统的建设是一个比较大的工程：牵扯到的部门比较多、技术基础薄弱、投资的收益不容易确定、风险难以控制。实践证明，引进项目管理技术是确保HR信息系统建设成功的重要保证。从项目管理的角度来看，HR信息系统的建设周期主要包括系统规划、系统选型、系统实施、系统维护四个阶段：

系统建设的四个阶段

1、系统规划

HR信息系统的规划问题，直接影响到所建设系统的规模、目标、管理模式等。系统规划问题也影响到项目验收标准，对确定项目是否完成、是否能够完成起着重要的作用。

在对HR信息系统进行规划时，一般需要考虑下列影响因素：

l 确定HR管理体系
l 确定HR战略
l 确定HR系统建设目标
l 确定HR系统运行平台
l 确定HR系统业务模式
l 确定HR系统发展模式

2、系统选型

系统选型的目的就是要确定适合企业的HR信息系统。在系统选型时既要充分考虑企业内部影响因素，还要综合分析企业外部重要决定因素，即正确选择系统供应商。在企业方面，首先要初步明确企业HR系统的目标，即该信息系统应具备哪些功能、能够解决哪些问题；其次是要根据企业的预算资金来筛选系统；最后要注意的一点就是，要争取企业决策人的参与和支持。

而在甄选系统供应商时就要考虑这三类因素：一是供应商的专业实力，专业实力包括供应商的经营状况和性质、开发实力（对管理资源和技术资源获取和应用的实力）、供应商的咨询及实施团队的水平；二是系统的功能，应考虑该系统是否具有灵活性、完整性、集成性、安全性、开放性、易用性、自助性等特点；三是服务环境（是否能够以专业的供应商提供专业的服务和支持）。

3、系统实施

如果企业投入了大量的人、财、物来建设HR信息系统，但建设结果却远未达到预期的目标，常常会出现所需要的信息、分析报告或统计图形因人力资源管理信息系统里没有数据，或数据不准确而不能提供，那么这样的项目不仅造成了人财物的浪费，而且还会使领导和相关部门很快就失去了信心。而系统化的实施过程则会帮助企业在建设HR信息系统的过程中少走弯路。系统实施的主要步骤包括：

§ 组建专门的临时机构负责项目的实施；
§ 制定系统实施计划和费用支出计划，明确系统实施目标和实施阶段性目标；
§ 进行需求分析；
§ 软、硬件系统的选购和安装；
§ 数据采集；
§ 确立原型系统；
§ 基础数据库的建立；
§ 系统试运行和系统测试；
§ 系统切换和相应文档的建立，其中包括系统设计说明、系统使用手册等；
§ 系统验收。

4、系统维护

HR信息系统的维护与完善是系统建设的最后一个环节，也是一项长期任务，系统的日常维护、软件版本的升级、企业内的定期培训等都是这一环节要完成的工作。企业应安排有部门和专人负责系统的定期修改、调整和改进，要视企业的发展需要和系统的运行情况，完善已有模块的功能，补充新的功能和模块，从而使HR信息系统日臻完善，真正成为企业的人力资源信息管理中心，成为企业领导决策的信息来源，成为规范企业管理的有效工具

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