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沟通:交流的技巧与原则

  来源:互联网  发布时间:12-25

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核心提示:  工作场合,有什么比复印机更常出毛病?交流!  工作环境中如果不能交流,就会浪费时间和资源,不但无法实现工作目标,还会

  工作场合,有什么比复印机更常出毛病?交流!

  工作环境中如果不能交流,就会浪费时间和资源,不但无法实现工作目标,还会搞糟同事之间的关系。反之,良好的沟通能产生理解、一致和行动。

  把持续进步原则用在交流上,能够消除交流缺陷、改进交流效果。而要这么做就必须把交流过程一步步分解开来,以找出产生交流问题的原因。

  说到交流,就一定有信息的发送者和信息的接收者。它是一个双向的过程。交流中出现的问题既可能来自某一方,也可能产生于发送信息或接收信息的方式。

  交流失败常有以下几个原因:只考虑自己的想法而不顾及别人的感受;只从自己的轻重缓急出发操之过急;不愿意同权威人物进行深入交流,或者压制下属使之无法反馈真实信息;表达的信息不充分;或者由于音调、用词、身体语言不当而疏远了同事。

  交流四原则

  如果把信息接收者视为内部客户,就可以避开常见的交流误区,改进交流效果。信息发送者就是供应商,他应该满足客户(信息接收者)的交流需求,并且避免交流缺陷。下面所列的高质量交流四原则能够提供指导。

  摆正供应商(信息发送者)的角色 牢记交流的目的是增进工作环境的人际关系、产生积极的行动。交流前,务必认清事态、了解困难、找出问题,然后安排好主次关系。另外,还必须牢记一点,即你很可能没有掌握全部信息。不要仗势压人就范;同样,与上级交流时,也不要屈服于胁迫。

  从客户(信息接收者)的需要出发 选择正确的交流途径,比如是通过会议、电子信函的形式,还是打电话。欲传达的信息要切合客户的需要。向客户提供全部信息,并且应使用明确的、不带威胁性的语言。如果是面对面交谈,就要特别注意音调和身体语言。

  吸引客户参与 与客户(信息接收者)直接对话,并让他相信你所提供的信息正是他感兴趣的。这么做的目的是要吸引对方参与进来。此时你应该用心倾听,确信对方明白人传递的信息,同时,你也了解他的反应。对言外之意要十分敏感。还要让客户(接收者)参与解决问题,征求他的看法、他对当前工作的轻重缓急的安排以及他的工作建议。

  通过交流激发行动 首先要着眼于相互理解,心平气和地讨论分歧。一旦双方达成共识,就要敲定各自应采取的行动,以及在此之后进一步跟进的步骤。

  交流训练

  交流习惯反映了一个人的个性和经历,因此改变交流方式需要时间和努力。遵循下列各步,能提高交流水平:

  分辨交流对象。比如是上级、同事、团队成员,还是其他经常往来的人。

  列出交流对象名单及其所需交流类型,例如及时的信息、精确的数据、报告、建议、变更通知、规劝、工作分配。

  反省近期由你引起的,或者有你参与的交流失误,把它们一一罗列出来。

  做《交流自测》,评估你目前的交流质量。

  从高质量交流的四原则出发,设想如何更好地为客户(信息接收者)服务,纠正在反省过程中认识到的交流失误。

  制定提高交流质量的计划。重点放在关键问题上,写下目标,并确定怎么做,何时做。

  按照计划去做,记录哪些起作用,而哪些不灵。然后修订计划,重新起步。

  每隔几个月,回顾一遍《交流自测》,衡量你自己在交流技巧方面的进步。

  还可以利用交流四原则以及《交流自测》建立交流实验小组。在小组里,分析交流过程、找出造成交流问题的根源以及提高交流质量的途径。

  交流技巧包括:

  自我表达,指形成思想、做主题陈述、控制语调、语速以及选择适当词汇;

  把握身体语言和言外之意;

  用心倾听;

  细察对方含义并做出应变;

  善于应用沉默及停顿手段;

  分析归纳。

  参加者开始的时候可以两人一组练习上述技巧。然后重新分组,第三人一组,轮流充当信息发送者、接收者及观察者。观察者负责聆听、记录,并提供反馈。

  参加者也可以模拟不同的角色,进行交流练习。如:上讨论工作,与情绪不安的人打交道,解决与同事之间的问题,处理矛盾。如果录下这些情景练习,就能为参加者提供一个有益的观察自己如何交流的视角。

  应用持续进步原则,交流质量一定会大大提高。你在交流上的投入必然会得到回报,而交流差错会越来越少,富有成效的行动将逐渐增多。通过使自己适应同事的交流需要,工作环境中的人际关系也一定会因此大大改观。

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