在这个信息爆炸的高科技时代，只要你将鼠标轻轻一点，各种各样的信息、资讯就扑面而来，大有迅雷不及掩耳之势。表面看来，这似乎是一件好事，可是，为什么那么多人在抱怨，自己早已对这洪水猛兽般的信息不堪忍受了呢？

    信息的洪流汹涌扑来，除却极少数有价值的外，带给我们更多的是无尽的烦恼。这洪流不仅包括email 、短信等各种数量多到让人崩溃程度的资讯，还有其他各种形式的信息。汪洋大海一般的信息量让我们无法置之不理，身处这样的资讯时代，谁又能真正远离讯息呢？

    有研究显示，信息干扰了人们的工作，不仅会降低人们的幸福感，而且也会影响决策、创新和生产率。一项研究证实，人们在阅读一封邮件以后，至少需要25分钟才能恢复正常的工作状态。这种情况，不管对个体还是组织，都是一个不好的现象。

    真希望能有新型的工具或是技术能把大家解救出来。微软也确实开发出了这样的软件——运用邮件的自动排序和优先传入技术，对邮件进行分类和管理。还有一些其他技术，也能够帮助人们避免在这汪洋大海般的资讯中溺水而亡。否则，或许有一天，我们就可能被这潮水般的邮件淹没。

    对员工个人的影响信息超载问题的历史，也许要向上追溯到发明活版印刷术的北宋。这项发明使得文字记录变成了一件简单的事，任何人的各种思想都能印制成纸制品，记录下来或传递出去。后来的复写纸技术和复印机的出现，使得信息复制变得更为容易。再到后来，信息数字化了，文件之类的资料只需要动动手指，就能够无限制地复制并传递，并且基本不花什么成本。同时，信息数字化也解决了印刷时代的一个难题——信息的发布。现代社会，每个人都能够成为信息发布人，而不用支付什么成本。事实上，很多信息也被非法散布出去。

    如同打开了潘多拉的盒子，信息的大门一旦被打开，无数形态各异、内容多样的资讯都会向我们奔腾而来：手机上的文字信息和语音信息；网站上的新闻、广告；各种即时信息、市场数据；还有电子邮件这种超级杀手。

    现在，我们正被史无前例的信息流所淹没，但很多信息我们都无法忽视：在线研究报告公布的一些行业研究数据、同事和竞争者更新的博客日志、我们正关注的一些事件进展情况、企业内部网上发布的消息、亲朋好友们最近更新的状态等等。

    各种信息都有，而且看似都很有用，大家又是在抱怨些什么呢？问题到底出在哪里呢？

    学者们研究发现，害怕自己不能及时获知信息以及大家对有邮件必回复的期待，会消耗掉一个人太多的精力。精神病专家爱德华。豪利沃诺把现代社会中困扰职场人士对邮件的焦虑情绪，称做“注意缺陷特征”，如同某种天生的缺陷一样。另一位作家琳达。斯通使用“持续的局部注意力”来描述知识员工的这种心理状态。由此可见，害怕自己错失信息的焦虑感，严重时已经成为一种病态。

    更严重的是，有人认为无休止的信息干扰会降低人们的智力。几年以前，惠普公司委托一个研究机构做了一项研究，结果显示，知识员工在频繁遭受邮件或是电话干扰一段时间后，IQ的分数会比正常水平平均下降10分，而这一数字是吸烟所导致智力水平下降值的两倍。

    当然，并不是所有人都难以容忍这些令人抓狂的信息，有一些人还很欢迎它们。但是，根据2008年美国在线调查（AOL ）对4000名电子邮件使用者的调查显示，46% 的人对电子邮件有“瘾”，差不多60% 的被调查者会在洗手间里查收邮件；15% 的人在上教堂时查收邮件；11% 的人会偷偷地瞒着家人或配偶接受邮件。

    这种工作生活混为一谈的趋势，会通过各种方式影响我们的生活。想想最近报道的一种现象：可怜的孩子们正在跟电脑争夺父母的注意力，父母们没有办法从工作状态中脱离开来，忽视了对孩子的关爱和教育。

    对公司的影响绝大多数公司都没有意识到，自己在不知不觉中为信息超载付出了高昂的代价。一项对英特尔公司2300名员工的调查显示，他们收到的信息、邮件约有三分之一都没有太大的价值，而这些员工每天花费在处理邮件和讯息上的时间是两个个小时，这样算下来，每位员工最少每天要浪费40多分钟的时间。

    “很多公司还没有意识到这个问题，”英特尔的前高级工程师南斯。基德说到，“即使员工个人意识到这个问题，他们也不会做出改变，因为大家都根深蒂固地认为沟通是有好处的。”诚然，沟通和获取信息确实是有好处的，可是，问题在于，一方面过多的信息是无用的；另一方面，人们怀着一种并不健康的心态去看待新获得的信息。

    另一个我们必须要面对的问题，就是不管各种信息有无价值，我们都会不断地被其打断。当你正在聚精会神工作的时候，屏幕上突然显示“你有新邮件”，你的思绪被打断，转而去处理这不速之客。可关键是处理这些信息的时候，花费的并不仅仅是阅读时间，更重要的在于：你必须要花时间让自己重新投入到刚才的思考中。有研究显示，被打断后重新投入工作状态，平均来说需要24分钟；更严重的是，思绪一旦被打断，往往就很难再连接上了，之前刚产生的灵感、创意也都消失殆尽。

    大家通常以为，人们在处理完信息后，就可以即刻进入工作状态，可实际情况是，人们处理完邮件后所浪费的时间，要多于处理本身所需时间，也就是说，当回复了所有的邮件之后，我们还要浪费一段时间在无谓的事情上：重新检查一下电脑，确认情况与被打断之前一样；站起来从一个窗户走到另一个窗户；花时间回忆自己刚才的思路等。

    除了以上几点，还有其他更为严重的后果。哈佛商学院的特蕾莎米。阿玛布勒所做的研究显示，如果人们在工作时总是被无故打断，那么其工作的创造性会降低。即使是那些思维转换很快的年轻员工，在完成重要的、高难度的工作时，也需要不被打扰的环境。

    信息超载还有一个经常被大家所忽视的不良后果：如果不知道他人是否会或何时会回复你邮件，你就会倾向于延迟决策。如果没有收到别人的反馈，就会产生疑虑：自己的邮件是被对方有意地忽视了，还是被发送到了垃圾邮件里？或者仅仅是被大量的邮件淹没而没有被看到？得不到反馈，不知道对方的意见，我们就无法做出决策。

    某些时候，模糊性本身会比延迟反应的危害更大。我们的思维总是在过去经验的基础上作出判断：对方一向是花多长的时间回复邮件？我该不该再发一封邮件提醒他？是不是该发一个有声的邮件以引起他的注意？还是过去看看他在不在工位上？在思考这些问题的时候，自然就会耽误工作的正常进行。为了等一个回复所浪费的时间远多于阅读邮件本身。

    所有这些信息超载的不良后果加起来会是什么很难用数字量化。但是，还是有人给了一个大概的数据。南斯。基德和两位学者一起做了一项研究，最终发现，处理无用邮件和信息每年大约造成1 亿美元的损失！同时，他们也指出，企业还没有重视起信息超载的危害。

    用技术帮助员工科技给我们带来了很多无用的信息，但是也带来了各种技术，可以让我们免受无用信息的打扰。你可以将自己常看的博客、文章或网站的网址链接到自己的电脑上，并进行设置，一旦有了新的内容，就会自动为你显示。这样，一方面可以避免查看所有的博客、网站，减少搜索自己需要信息的时间；另一方面，也可以及时获知对自己有用的信息，时刻保持重要信息的更新。

    我们所要做的就是，相信自己的电脑会帮你去粗取精，过滤掉不必要的信息，而不能过分担忧自己会错失某些资讯。

    一些并不是很流行的技术也能够帮我们免受垃圾信息的干扰，特别是电子信箱中的一些功能。新开发的软件提供了一组方式去更好管理你的收信箱。例如，根据给你发信人的重要性的不同来分类管理邮件；根据来件主题与工作相关的程度来分类处理邮件；或是把一些不再有用的邮件清除出邮箱；还有一些技术能够让你直观地看到自己到底在处理这些信息上花了多少时间，以起到提醒的作用。

    麦克斯基是一位咨询师，他主张企业应该利用社会媒体，而不是被淹没在无数的资讯中。他甚至没有被无用信息困扰的经历。那他成功的秘密到底是什么呢？

    ——“‘禅意的理念’：你不可太执着，要懂得放弃。要明白，一个人不可能知道所有的事。”麦克斯基这样解释到。

    如果你是一个邮件上瘾者，一位谷歌工程师设计的一些东西可能会对你有帮助。那是一个在您的Gmail 网站页面上的一个可选链接，当你点击它的时候，你的屏幕上就会显示一段话“休息时间！散会步，或者闭目养神一会。我们会在15分钟够继续。”然后就开始计时，15分钟后才让你继续检查邮件。

    帮助员工：一种新的心态外界的帮助，不管是技术上的还是人际上的支持，对于人们改掉一种成瘾的习惯都有重要的影响。但是，真正的改变归根结底还是取决于个人，要改变依赖信息的习惯，需要改变原有的思维模式和行为方式。

    一种方式就是要让自己坚定地树立高生产率的观念，强调高效的重要性。但是，信条真正发挥作用，还要因人而异。一个焦虑感特别严重、生怕错过任何新邮件的人，规定他一天只能看1 次邮箱，简直会让他崩溃，也不可能真正实现。

    还有一些形象生动的小俗语也能够给我们一些启示。例如“腾空收件箱”，正如美林。美娜坚持绝不滞留一封邮件的惯例。或者是“五句话原则”，所谓的五句话原则就是指对所有的邮件的回复都不超过五句话。

    为提高工作效率而放弃对某些邮件的回复，可能会让你产生一些内疚感。这时，你可以考虑让自己接受“禅意”的观念，使自己明白，每个人的精力都有限，不能苛求一个人对收到的所有信息都作出回应。上文中提到的美国在线调查（AOL）报告说有26%的电子邮箱使用者已经宣布或正在考虑要注销邮箱。这一冲动的想法会让邮箱网站很失望，但或许真的是开始新生活所必须要做的。

    帮助公司：技术有人估计，信息超载对美国经济的负面影响全部加在一起，每年会造成约1 兆美元的损失。摩根斯坦利的首席信息官麦克斯克里斯托夫，正在想办法规避令人恐怖的信息超载成本。他也知道，真正的挑战在于员工个人如何管理大量的混乱信息，所以他带领技术团队，为员工开发了解决这一问题的软件。

    例如他的团队开发出了一套软件，用来分离出那些需要即刻处理的邮件。设计人员考虑了很多情况，以保证尽可能准确地挑选出紧急的邮件，比如根据发件人是客户还是某个不常联系的人。但是这样的做法也会更明显的区分出不同的使用者，“那些不相信这套系统的人会因忧虑而不断停下手头的工作，核查信箱，以确保没有错过重要的邮件。”克里斯托夫这样说到。

    克里斯托夫最大的贡献就是解决了摩根斯坦利的信息超载的问题。尽管大家都承认信息超载对每个人来说，都是一个不大不小麻烦，而且到目前为止只有极少企业意识到这是一个企业层面的问题。可是，趋势是好的，企业正慢慢意识到这个问题，开始培训员工更好管理信息，并在这一过程中获得益处。除了让员工更有效地处理信息，公司还应该鼓励他们更明智地发布以及传播信息。

    还有一些新的技术关注于组织内部邮件数量的管理。一种叫做postware的软件，要求员工对他们发送的每封内部邮件都粘贴一个“邮票”（非普通意义上的邮票），该软件会自动根据每天发送邮件的数量绘制一个趋势图。还有一种系统，叫做attent，由Seriosity 公司研制。该系统让用户用虚拟货币来为每封邮件标明价值，标注的价值越多，标明该邮件越重要，也就越能引起收件人的注意。发件人在发信的同时也把所标注数量的货币送给了收件人，而收件人也可以根据价值大小对收件箱中的邮件做个排序，然后有选择性地阅读。当然了，从发件人那里获得很多货币的用户会变的很富裕，这样他们也就可以有更多的货币给别人发邮件，以引起对方的注意，同时也可以把那些不重要的邮件忽略掉。

    未来还会有更多的工具，致力于智能化的服务，它们可以感受我们的工作方式，然后判断我们不希望被打扰的时段。微软的研究人员正在开发一组程序，它可以自动接收到邮件、用户的活动（日程安排）、用户的情绪状态，然后根据用户处理邮件时的倾向来决定收到邮件的时间。

    IBM 正致力于开发一个被称作“IM Savvy”的项目，它是一个即时的“回复机器”，可以通过感知你电脑或鼠标的运行状态来判断你的繁忙程度，然后判断能不能中断工作去接收邮件。但同时，这套软件也允许用户进行设置，例如永远优先接受邮件。“问题就在于智能软件是在继续工作和工作中断之间做出选择，一旦选错一次，延误了重要的邮件，所付出的代价可能会很大。”IM Savvy团队的领导人珍妮弗。莱也认识到了该软件可能存在的隐患。

    帮助公司：文化的改变一家企业解决信息超载的问题必须要有技术的支撑，但同时也需要有文化上的改变。文化改变可以从教育开始，前英特尔的工程师Nathan Zeldes，将技术和教育融合在一起，开发了一个实时软件——英特尔邮件教练，用来帮助使用者更好地处理邮件。当用户点击了发送，系统在邮件被发送之前，会善意地提醒你邮件一旦发出去，可能出现的隐患，例如告诉你“回复所有人”

    意味着信息会发给列表上的每个人，需要慎重考虑。

    公司需要对在线沟通制定一些标准，不管这标准是模糊的还是清楚明确的。

    如果标准模糊，公司的高层就应该树立榜样，因为没有哪个普通员工愿意当第一个吃螃蟹的人，敢打破每周给部门领导发送例行邮件的惯例。

    其实公司可以每周选择一天作为“拒绝邮件的早上”，拒绝所有内部邮件（甚至包括电话、即时信息等各种信息）。这样做的目的只是为了延长相对不被打扰的时间。或者管理者就直接向大家宣布尽量少使用电子邮件，有事更多地打电话或当面谈，这样做可以加速决策。重复向大家宣传这个想法，几次之后，人们就会更加主动地承担自己的任务，而不是事事向他人求助了。

    IT部门应该根据传递信息类型的不同，开创不同的传递渠道。如果一个团队内部的氛围是成员自己去挖掘信息，而不是告知成员信息的话，就应该尽量少地使用邮件。应该遵循的一个原则就是：如果你想要发送的信息并不是很紧急，即使可能比较重要，还是暂时不要发送。

    员工也可以设置自动回复的功能，如果你有要事正在处理，可以在自动回复中告知发信人你正在忙，此刻没时间阅读邮件。一方面发信人可以尊重你的日程安排，也可以再有紧急事情需要你回复时，打电话提醒你。这样做可以从根本上减少模糊性。例如，如果我认为一封邮件只需要在有空的时候处理，而你却认为应该在收到后即刻回复，这时误会就会产生。说到规范，可以有很多种，比如规定在10点之后，不要给同事发邮件，视员工的坚持情况给予奖励或小小的处罚。

    必须要采取严格的措施，因为信息超载其实还牵涉到某些道德因素。发信人一般都会认为自己发的邮件很紧急，很必要，所以不会考虑到是否会打扰收信人；而很多时候，邮件的内容对于收信人来说，却并没有那么紧急或是重要。

    有很多方式可以减少信息超载的负担，组织应该平衡发信人的利益和收信人的成本，而且企业家应该确保这种负担不是简单地从一个群体转移到了另一个群体，使之成为组织纯粹的成本。

    毕竟，我的意思是遏止自私的发信人的没完没了又毫无价值的发信行为。

    减少信息超载的9 种方式：

    作为信息一个接受者：

    1 、规定一个查收邮件的固定时间，在每天的这个时候，集中查看信箱，处理邮件。

    2 、不要浪费时间将收件箱里的邮件进行排序，信箱的搜索功能自动能够做到这一点。

    3 、当你在最近几天都无法处理邮件的时候，设置自动恢复邮件的功能，告诉对方你收到了邮件。

    作为发件人：

    1 、简明扼要的列出你所要表达的意思，条理清楚，让人能一下子抓住重点。

    2 、避免一封邮件内容很短，如果一句话能说清楚，就直接写在“主题”上。

    3 、只要有可能，就把附件里的内容同样贴在邮件正文部分4 、尽量避免在邮件里提出建议。例如将“我们在10点见面如何？”改为“我们几点见面呢？”

    5 、在选择“回复所有人”之前，重新思考一下你的邮件给每个人所带来的阅读负担，如果没必要发给某人的话，就把这个人从收件人中删除。

    6 、能不发邮件，就不要发邮件。

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