功能定义主要有两方面内容。其一是定义新的信息系统系统对数据收集和处理的方式。为此先要界定信息系统管辖的范围，即需要进行信息化管理的流程，是生产流程，还是采购流程，还是销售流程，或者所有的流程。每个流程的管理对应与一个ERP的模块。信息系统的范围选定了，就有可能根据再造后的业务流程对各个模块数据收集和处理数据的方式提出要求。这些要求就是以后软件的选型参考依据。例如，一家进行食品批发的公司，它与供应商有两种合作关系，一种是买断销售（赚差价），一种是代销（赚佣金），这就要求销售模块能很方便地分别处理这两种销售活动，库存模块能很方便地处理这两种商品流。又如，电脑硬件更新换代的速度特别快，订货时订的是40G的硬盘，到了发货的时候只有60G的硬盘了，但价格并没有增加，这就要求订单处理模块就应该能方便地处理这类变更。

　　功能定义的另一个重要内容是确定信息的检索查询方式和查询结果的显示方式，包括报表的内容和格式。这里的报表不仅仅是财务报表，而且包括能够为各个部门的有关人提供数据的报表。这一项任务看上去似乎无关紧要，或者是在系统实施之后才应该考虑的问题。但是事实上，查询功能是信息系统的一项重要功能。录入的数据是否正确，系统对于数据的处理是否正确、有效，只有通过检索查询才能反应出来。

　　有一家公司在实施ERP之前除了财务报表之外没有定义其它任何报表，结果在很长时间内，库房管理人员没有办法知道他们输入的出入库数据是否正确，也没有办法知道物料流向。后来，这家公司在第三方帮助下设计出了库存报表，让ERP实施顾问在系统上实现这些报表。到这时才发现，这个ERP系统在记录出入库数据时有一个严重的缺陷：只记录出入库的数量，不记录物料的来源和去向。

　　通过这个案例我们可以看到，检索查询功能是对系统进行验收检测一个重要指标；正确地设计报表不仅可以有效地利用企业的信息资源，而且还可以监督系统的实施质量。

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