其五，展览会的场地。举办展览会，免不了要占用一定面积的场地。若以所占场地的不同而论，展览会有着室内展览会与露天展览会之别。前者大都被安排在专门的展览馆或是宾馆和本单位的展览厅、展览室之内。它大都设计考究、布置精美、陈列有序、安全防盗、不易受损，并且可以不受时间与天气的制约，显得隆重而有档次。但是，基所需费用往往偏高。在展示价值高昂、制作精美、忌晒忌雨、易于失盗的展品时，室内展览会自然是其首选。后者则安排在室外露天之处。它可以提供较大的场地、花费较小，而且不必为设计、布置费用过多，展示大型展品或需要以自然界为其背景的展品时，此种选择最佳。通常，展示花卉、农产品、工程机械、大型设备时，大都这么作。不过，它受天气等自然条件影响较大，并且极易使展览会丢失或受损。

　　其六，展览会的时间。举办展览会所用的具体时间的长短，亦称为展期。根据展期的不同，可以把展览会分作长期展览会、定期展览会和临时展览会。长期展览会，大都常年举行，其展览场所固定，展品变动不大。定期展览会，展期一般固定为每隔一段时间之后，在某一特定的时间之内举行。例如，每三年举行一次，或者每年春季举行一次，等等。其展览主题大都既定不变，但允许变动展览场所，或展品内容有所变动，一般来看，定期展览会往往呈现出连续性、系列性的特征。临时展览会，则随时可根据需要与可能举办。它所选择的展览场所、展品内容及至展览主题，往往不尽相同，但其展期大都不长。

　　其次，展览会的组织。一般的展览会，既可以由参展单位自行组织，也可以由社会上的专门机构出面张罗。不论组织者由谁来担任，都必须认真作好具体的工作，力求使展览会取得完美的效果。

　　根据惯例，展览会的组织者需要重点进行的具体工作，主要包括参展单位的确定、展览内容的宣传、展示位置的分配、安全保卫的事项、辅助服务的项目，等等。

　　第一，参展单位的确定，一旦决定举办展览会，由什么单位来参加的问题，通常都是非常之重要的。在具体考虑参展单位的时候，必须注意两厢情愿，不得勉强。按照商务礼仪的要求，主办单位事先应以适当的方式，以拟参展的单位发出正式的邀请或召集。

　　邀请或召集参展单位的主要方式为：刊登广告，寄发邀请函，召开新闻发布会，等等。不管是采用其中作何一种方式，均须同时将展览会的宗旨、展出的主要题目、参展单位的范围与条件、举办展览会的时间与地点、报名参展的具体时间与地点、咨询有关问题的联络方法、主办单位拟提供的辅助服务项目、参展单位所应负担的基本费用，等等，一并如实地告之参展单位，以便对方据此加以定夺。

　　对于报名参展的单位，主办单位应根据展览会的主题与具体条件进行必要的审核。切勿衣莠不分，来之不拒。

　　当参展单位的正式名单确定之后，主办单位应及时地以专函进行通知，令被批准的参展单位尽早有所准备。

　　第二，展览内容的宣传。为了引起社会各界对展览会的重视，并且尽量地扩大其影响，主办单位有必要对其进行大力宣传。宣传的重点，应当是展览的内容，即展览会的展示陈列之物。因为只有它，才能真正的吸引各界人士的注意和兴趣。

　　对展览会，尤其是对展览内容所进行的宣传，主要可以采用下述几种方式：其一，是举办新闻发布会；其二，是邀请新闻界人士到场进行参观采访；其三， 是发表有关展览会的新闻稿；其四，是公开刊发广告；其五，是张贴有关展览会的宣传画；其六，是在展览会现场散发宣传性材料和纪念品；其七，是在举办地悬挂彩旗、彩带或横幅；其八，是利用升空的彩色气球和飞艇进行宣传。以上八种方式，可以只择其一，亦可多种同时并用。在具体进行选择时，一定要量力行事，并且要严守法纪，注意安全。

　　为了搞好宣传工作，在举办大型展览会时，主办单位应专门成立对外进行宣传的组织机构。其正式名称，可以叫新闻组，也可以叫宣传办公室。

　　第三，展示位置的分配。对展览会的组织者来讲，展览现场的规划与布置，通常是其重要职责之一。在布置展览现场时，基本的要求是：展示陈列的各种展品要围绕既定的主题，进行互为衬托的合理组合与搭配。要在整体上显得井然有序、浑然一体。

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