对采购功能之体认 优秀采购人员应具备之条件 采购部门之组织与地位 采购制度与授权 采购作业之流程与窗体 采购计划与预算之编订

　　4.采购制度与授权

　　采购必须考虑下列需求：

正确的价格购买物品 正确的来源。 符合特定的要求。 正确的数量。 正确的时间运送、送达。 运送给正确的顾客。

　　大多数的企业都有运输部门或功能，因为其重要性是随着采购数量的增多而增加的。对某些企业而言，运输是采购有关最大的成本，尤其是在一些高度分散的公司。就如同把产品运送至顾客所需耗费的成本一样，原物料的运输成本控制，影响一家公司营运甚巨。最近15年来，质量控制的重要性已越来越为人所重视。大多数的公司都已晓得，如想解决质量问题，应把重心放在供货商的供货质量和事先预防上，而不是在事后的侦测。基于这个理由，公司重点已由检验供货商所运送来源物料的质量，转换成从物料来源就应加以注意。这个观念强调供货商在质量程序上扮演相当重要的角色。

　　5.采购作业之流程与窗体

　　采购程序：

　　在采购程序中，开出订购单不过是采购程序的一部份而已。而采购计划、物料来源、情报搜集、适当采购时间以及其它重要影响因素都需事先加以决定。在一生产工厂里，采购程序包括下列主要步骤：

采专责的人员开出请购单(Purchase Requisition)，交予采购部门。 决定购买哪些物料及购买多少数量。 研究市场趋势，并决定出最有利的购买时机。 决定物料供应来源以进行采购事项。 以询价、报价、比价等程序决定有利价格，并选取适当供货商。 与供货商订立采购合约并开具订购单。 监督供货商准时交货。 核对并完成采购交易行为，根据验收单(Receiving Report)或质量数量的检验报告，核对供货商状况，并对供货商的不良品加以处理。

　　一个采购程序是起源于先辨识出所需求的原料，使用者很清楚的知道在生产过程中所需求的原料，如此才能确保所购买的原物料符合需求。

　　采购功能：

　　在现今，管理人员重视采购管理，为达到成本降低、产品运送、质量增进、接触新的技术、科技、生产循环时间的减少。由之前的数据显示，企业有一半的支出是发生于采购上，由此可看出采购的重要性。要有成功的采购管理，需要许多不同的作业配合。

采购功能有以下数项：

发展制度化的文件和供货商的策略材物料符合生产所需求。 发展和执行采购与供货商绩效评估制度。 和供货商建立及时信息系统。 建立有弹性的组织结构。 和工程、生产、供货商等，发展出良好互动关系。 和供货商共同发展出领导技术。

　　采购作业流程，因采购来源与对象，而有些许差异，但最基本的流程仍大同小异。
　
　　采购循环包含：

辨识采购需求。 潜在供货商资源评估。 选择供应的资源。 收到原料。 持续性的绩效评估和供货商管理。 其它有关采购程序的文件、窗体。

　　供货商需提供原料输运的单据。包含几项要点，所运输的物品数量，也记载了采购单等单据的号码，以资追踪和稽核。此单据非常重要，因为当客户收到供货商所运输的货物时，此单据可比较是否帐上的数量和实际运输的有无一致。

　　报价请求单：

　　报价请求单通常由采购部门填妥项目、数量等相关数据后，寄给供货商，要求供货商针对采购项目及数量进行报价工作。通常此一单据所包含的资料有：

材料规格表 采购的数量 预期交货日 交货地点 供货商的决定日期。

此外，报价请求单也可能要求供货商提供以下数据：

采购品的单价与总价 运费由谁负责 付款条件（例如现金折扣等等） 预期交货日 其它特殊条件。

　　采购单（订购单）：

　　是对供货商所做购买证明、承诺的重要文件。此文件具有法律上约束力，一经采购部门开出、核准后即兑现。通常采购单所包括数据有：

采购单之流水号 采购品数量 采购品的规格 交货日与交货地点 采购品的单价与总价 现金折扣或其它付款条件 其它特殊要求。

　　对于一年内需持续使用的外购品，采购部门通常会开出数张报价请求单给不同的供货商；而当某一供货商被选上时，采购部门会开出综合订单，这种订单可指出整个年度所需购买的项目与数量。当生产等部门需要上述物品时，可径自行开出订单给供货商，而不需再经过采购部门，当然物品的项目与数目需符合综合订单上已经核准的项目。此种单据的作法能够让企业与其供货商建立较长期关系，且易获得采购品的现金折扣和简化采购流程 。

　　采购需求单（请购单）：

　　通常由物料的需求部门（如生产、品管）所提出，这些部门要求采购部门为其购买所需物品。此一请购单所包括的项目通常有：

欲采购的项目为何 数量有多少 预期交货日为何 预期的价格 交货地点 其它。

　　请购单为采购作业之起点，通常由使用物料单位等发出一个采购请求，最常用的是采购需求单，属于企业内部的文件。采购需求单有许多不同格式，但每张采购单中一定要包含下列述数项信息：

原料的描述（品名） 所需求的数量与日期 所估计的单位成本 所涉及的会计科目 写此单据的日期 核准签章。但现今计算机发达，不一定需书面形式，亦可在计算机上设计类似格式。

　　6.采购计划与预算之编制

　　采购的执行与控制：

　　为使采购计划能顺利推展，采购业务应如何正确的执行，如何将采购业务控制的恰当好处，乃相当重要之课题。为使采购业务正确执行，以及为使采购业务控制得宜，在采购管理上必须引用下列管理手段：

　　（1） 采购制度与作业程序的建立及合理化。
　　（2） 采购手册的编制。
　　（3） 采购的预算管理与拟定。
　　（4） 采购的成本管理。
　　（5） 采购的绩效评价与管理。
　　（6） 采购用料表。
　　（7） 采购组织与职责的合理化。
　　（8） 库存管理。

　　传统的物料采购管理组织，与世界先进国家的物料部门或采购部门之组织都大同小异，通常，在这些企业中都拥有采购与仓储两个单位。大约在十年前开始，美国经营管理有了崭新的发展。采购管理也起了很大的变化。因此，采购管理组织，在今天已被视为与业务管理组织一样，从传统步向革新。

（完）

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