一、学校重要大型行政会议的组织与筹备

　　学校重要大型行政会议包括校庆、教职工代表大会、教师节庆祝大会、人大代表选举大会、全国性专业会、大型学术会等。

　　组织与筹备会议应包括五个环节，即组成秘书机构、会前准备、会前检查、会议接待、会后处理。

　　1.组成会议的秘书机构。根据会议性质可分设文字秘书组、行政秘书组、宣传组、保卫组、有的还可设组织组。

　　（1）秘书组：负责撰写工作报告、决议、决定草案、会议总结报告的初稿、审核会议典型、发言稿等，安排日程表及文稿打字、校对印刷、装订、分发，印发大会手册、简报、文件袋、发言目录、会议名单等。

　　（2）会务组：负责印制会议代表证、列席（特邀）代表证、工作人员证、会议通知、安排住宿、医疗、车辆、会场、文娱活动、纪念品等。

　　（3）宣传组：负责新闻报道、会场音响、摄影、录像、书写并挂（贴）会标，散发会议宣传材料，注意调查研究，使会议更具有针对性。

　　（4）保卫组：负责会议的安全保卫车辆疏导工作。

　　（5）组织组：负责印制选举名单、选票、准备票箱，起草选举主持人主持词，组织实施选举等。

　　2.会前准备工作

　　（1）预案制定，即拟定议题内容、会议规模，向主管部门报送召开会议的请示，起草会议预算，发出会议通知和向来宾发送请柬等。

　　（2）会场布置，主席台座次要事先标明，或印出名单表，并通知有关人员。同时准备好会场音响、照明设施、应用的国歌等录音带、场地划分等。

　　（3）议程安排。秘书人员应根据初定的议程拟出日程表，应注意安排好住宿、车辆、医疗、保卫、保密、文娱活动等几件事。

　　（4）文件准备工作（包括开、闭幕词、工作报告、决议等），会议须知、作息时间表等。

　　（5）其它如准备入场券、代表证、工作证、投票箱、选票以及发奖仪式、集体摄影等活动的组织工作。

　　3.会前检查工作。应重点检查文件材料、会场布置、主席台、音响效果、安全保卫、出席人员的落实等情况。

　　4.会议的接待工作

　　（1）安排好会议用车数、行车路线、停车地点、时间；

　　（2）安排来宾住房、接待报到、登记；

　　（3）安排来宾就食；

　　（4）安排文娱活动；

　　（5）协助主席团或主持人及时掌握会议动态，主要是大会报告之后各组的反映；

　　（6）整理代表的提案、批评、建议，送交大会研究处理。

　　（7）协助主持人组织确定大会发言；

　　（8）作好大会决议、决定、规定、条例等文件的修改工作。

　　5.会议后的处理工作

　　（1）根据会议情况写出会议纪要，编发新闻报道；

　　（2）总结会务工作，撰写会议日志；

　　（3）安排外地代表（来宾）的疏散；

　　（4）各类文件该归档应及时归档，该收回的一定要收回。记录要及时整理、承办、交办、转办、催办，特别是教代会的决案、提案的办理工作，应将有关文件及时归口分类办理。

　　二、学校行政工作会议的会务

　　1.学校行政工作会议一般有：

　　（1）校长办公会议。会议内容一般为讨论决定学校教学、科研、后勤、行政等方面的重大问题。

　　（2）党政联席会。会议内容一般为传达上级文件，通报会议精神，由党委书记与校长商定。交流工作情况，讨论学校工作中的一些重大问题。

　　（3）系主任（处长）工作会议或二级干部会。会议内容一般为传达上级文件或会议精神，布置或研究有关学校学年、学期的工作。

　　（4）校长分口召开的专门性会议。会议内容一般为研究或解决某方面的专门问题，或协调处理某些问题。

　　2.会议的记录工作

　　（1）学校重要会议的记录，一般由校办秘书科承担。担任记录工作的秘书，必须提前到会。在会议开始前填好会议记录本中会议名称、地点、主持人、出席人、缺席人、记录人等内容，并检查到会人员情况，对未及时到会的同志再行催到。与会人员较多的会议，应进行签到，会后检查缺席的单位或人员，并把会议的主要内容给予传达。

　　（2）认真做好会议记录，重要会议要录音，将录音存档。未听清楚的重要问题或会议决定不够明确的，秘书可在会时或会后向有关领导询问清楚，进行补记。

　　（3）会后尽快对记录进行整理，对漏字丢句及文法不通之处给予修改和补充。须写会议纪要的，要及时写出会议纪要后送主持会议的校领导审批，存档。

　　3.会议决定的落实

　　（1）会议记录人员对会议明确做出的决定和需要贯彻的精神，应撰写纪要（时间一般不超过三天），纪要撰写好后，应送有关处（系）领导会签，再送校办主任审阅。纪要经主管校长签发后由校办文书编号，然后打印下发。

　　对于尚待进一步讨论研究才能确定的事或暂需保密的内容不发纪要。

　　（2）会议（指决策性会议）做出的规定，超出"纪要"的发放范围可以用文件的形式（"通知"、"决定"等）下发，一般需由有关业务部门按照会议提出的意见修改，经主管校长或校办主任审核后印发。有的会议如有决定事项需小范围内执行的或者需通报有关领导知晓的亦可撰写纪要，以"送阅件"等形式印送。

　　（3）须再议事项，应注意排入下次会议。

　　（4）将会议决定了又需催办的重要事项填入《行政工作会议决定事项催办登记簿》，然后填写、发送《行政工作会议决定事项催办单》，并根据办理中的难易填写催办日期。

　　（5）到办日期而承办部门或人员还未将催办单交付时，应由参加会议的秘书向承办部门催问办理结果，并同其协商办理完毕时间期限。等决定事项办理完毕，要将催办结果集中报校办主任，重要事项催办情况需报告主管校长。

　　4.会议文件的归档

　　会议记录按不同的会议类别归卷，秘书科所有会议记录应该由一人负责立卷归档，移交综合档案室。

　　三、接待校外会议

　　为了保证学校工作的正常开展，保证各种会议的顺利进行，校办应对校外会议的接待工作进行统一协调。

　　1.会议主办单位（含校内承办联系单位，下同）必须提前一至三个月向校办递交接待校外会议申请表。申请表中应包括会议名称、会议时间、主办单位、承办单位、会议规模、外地代表人、经费来源和会议经费预算等内容。

　　2.校长办公室向主管校长汇报，根据学校接待能力，会议对学校的影响确定是否接受。

　　3.会议承办单位在接到校长办公室关于接受校外会议的批准单后，方可通知主办单位发会议通知，并与校内有关单位接洽。

　　4.会议接待安排必须提前一个月发出，以便接待办公室对与会人员进行各方面的安排。

　　5.以上规定适用于上级机关及兄弟单位在我校举行的所有会议。

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